Stare bene in azienda passa anche dal veder ben utilizzato il proprio tempo.
Le riunioni in azienda sono spesso una nota dolente in questo ambito.
Tutti noi siamo consapevoli che le riunioni siano un utile strumento, indispensabile per portare avanti progetti complessi, ma a volte sono male-utilizzate e/o sovra-utilizzate.
A nessuno di noi piace “gettare tempo al vento” in riunioni infinite e poco concludenti.
E se invece di inviare inviti “a pioggia” provassimo a definire il prototipo della riunione ideale?
Per me, i momenti chiave nella progettazione di una riunione sono 3 più 1:
- Momento #1: il primo e più importante momento di riflessione è quello in cui decidiamo se indire la riunione oppure no. Facciamoci la domanda: potrei risolvere la questione con una e-mail, una telefonata o altri modi alternativi? Se la risposta è no, allora andiamo avanti nell’organizzare il meeting.
- Momento #2: la preparazione. Una riunione ben preparata ha più alta possibilità di successo:
Definire e comunicare a tutti:
- obiettivo della riunione (“alla fine della riunione saremo contenti se avremo ottenuto X,Y,Z…”),
- agenda: lista argomenti da trattare e tempi
- contributo richiesto ad ogni partecipante: in questo modo ognuno arriverà preparato
- Momento #3: l’esecuzione.
Durante lo svolgimento della riunione il ruolo del moderatore sarà cruciale per:
- Mantenere il focus
- Rispettare i tempi
- Assicurarsi che tutti abbiano modo di intervenire
- Fare un riepilogo finale, con l’indicazione del piano d’azione (“chi fa che cosa entro quando”) negli ultimi 10-15 minuti della riunione
- Momento EXTRA: il Follow-up che agisce da amplificatore di impatto della riunione.
- Riflettere su cosa è andato bene, cosa è da migliorare
- Pianificare incontri di follow up di gruppo o individuali
Mi piace definire questo tipo di riunioni RIUNIONI SICURE, per due motivi:
- Il metodo usato per progettarle, ne assicura la buona riuscita. Fatto salvo l’imprevisto dell’ultimo minuto…
- Sono riunioni a cui “voler partecipare” con un sicuro SI, che rispondono alla duplice esigenza di collaborare valorizzando il nostro tempo prezioso!
Quali altri suggerimenti per ancora più riunioni sicure nelle nostre aziende?
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