Giovedì mattina… sono in ufficio, apro il calendario di Outlook e sono perplessa… e penso: “Quante riunioni…”.
Ok, calma!
Faccio un bel respiro profondo e mi chiedo: “Ma sono davvero importanti tutte le riunioni in cui sono coinvolta?”.
Rivesto un ruolo che prevede, oltre al coordinamento di processi, una parte operativa, ovviamente non effettuabile durante le ore di riunione.
Inizio a riflettere.
Quando chiamo una riunione mi pongo sempre una domanda:
“Perché?”
Partire dal perché, come ci insegna Simon Sinek nel suo omonimo libro.
Eh sì, vale anche per le riunioni.
Prima di “chiamarle” e chiedere del tempo ai colleghi, assicuratevi di riuscire a rispondere a questa domanda…
Una domanda così semplice che può far risparmiare tempo prezioso a noi stessi e agli altri.
Ma in quanti se la pongono prima di lanciare una riunione?
Provate a rifletterci… e fatevi anche queste altre due fondamentali domande:
- Quanto tempo della vostra settimana lavorativa trascorrete in riunione?
- È sempre tempo ben speso?
Mi piace pensare che per semplificare, dobbiamo iniziare ad ammettere che esistono solo due tipi di riunioni davvero utili e affinare gli strumenti che utilizziamo per pianificarle:
- Riunione produttiva: utile per raggiungere un risultato che fa bene al Business e all’azienda. In questo meeting si fa brainstorming e si mettono a terra nuove idee che vengono trasformate in progetti.
- Riunione di ascolto o di team: è dedicata alle persone e va lanciata soprattutto prima che il gruppo vada in burnout oppure per immettere nuovi stimoli, dare nuovo slancio ed entusiasmo in un ambiente per renderlo e/o mantenerlo positivo. Un facilitatore media gli interventi di tutti e ognuno è chiamato a esprimersi su se stesso, ad ascoltare e a farsi ascoltare.
Il passo successivo è creare un’agenda, contenente 3 elementi:
- Topic: scegliere l’argomento da affrontare. Se fosse più di uno, attenzione a non inserirne troppi!
- Speaker: se ci sono più partecipanti è fondamentale identificare chi ha un ruolo attivo e presenterà il topic.
- Timing: last but not least, è importante assegnare a ogni topic un tempo, in questo modo lo speaker può prepararsi e occupare il proprio tempo in maniera efficace.
Tra i topics, ricordatevi di lasciare sempre 15 minuti di Q&A (spazio dedicato alle domande o risposte), in questo modo prima della fine della riunione tutti i partecipanti (anche coloro che non sono stati eletti speakers) possono esprimere eventuali dubbi o condividere osservazione.
Dovete uscire da ogni riunione con delle azioni da fare. Altrimenti è solo tempo perso!
Infine non dimenticatevi di agire sempre in sicurezza! Come?
Fai delle tue riunioni il luogo sicuro per confronti onesti e trasparenti, volti a innovare e creare un ambiente positivo.
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