Hai un dubbio? Ti serve un parere, un dato un’informazione?
La scelta “più comoda” è scrivere una e-mail: non dobbiamo “metterci d’accordo” per un appuntamento definendo orario/data/luogo, non dobbiamo attendere la disponibilità del ricevente, possiamo scriverla subito e velocemente.
Il lato oscuro? Quando utilizziamo la e-mail senza troppa consapevolezza, potremmo innescare fraintendimenti, catene di e-mail, richieste di follow up.
E allora cosa fare?
Gestire con consapevolezza i tre tempi delle e-mail efficaci:
- Il PRIMA: Prima di scrivere una e-mail è utile interrogarsi chiedendosi “è il mezzo di comunicazione più adatto?” questa semplice abitudine può prevenire tanti degli errori che facciamo nell’uso delle e-mail. Dovremmo usare le e-mail solo quando il messaggio da inviare è conciso, semplice e non richiede risposta immediata.
- Il DURANTE: La scrittura di una e-mail è apparentemente semplice, tanto che spesso lo facciamo mentre siamo al telefono o ad una riunione… Pensiamo però a quante catene di “botta e risposta” possiamo prevenire scrivendole con strategia e consapevolezza. Alcuni suggerimenti?
- Scrivi un Oggetto chiaro, conciso, che offre indicazioni sul contenuto e invoglia la lettura
- Aggiungi punti elenco per facilitare la lettura e usa la formattazione in maniera consapevole (metti in evidenza con grassetto, sottolineatura e punti esclamativi solo pochi elementi, altrimenti si diluisce l’effetto di enfasi)
- Esponi subito nelle prime righe la questione principale (che sia una domanda, una criticità da risolvere, un’opportunità da cogliere)
- Se la e-mail contiene una richiesta di “cose da fare”, inserisci tutti i dettagli compresa la deadline, fondamentale per permettere al ricevente di organizzarsi per rispondere nei tempi
- Invece di limitarti ad esporre un problema, proponi una soluzione, per il ricevente sarà più semplice darti una risposta se parte da una “base pronta” piuttosto che partire da zero
- Il DOPO: Rileggi sempre la mail prima di inviarla. Mettiti nei panni del lettore e chiediti
- “Chi legge ha tutte le informazioni necessarie per rispondere?”
- “Il tono della e-mail è appropriato o è possibile fraintendere?” Il fatto che manchino tutte le componenti non verbali in un messaggio scritto le rende più a rischio di errata interpretazione.
Quali altri suggerimenti per rendere la nostra comunicazione via e-mail ancora più efficace e sicura?
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